Die primêre doel van ʼn besigheid is om ʼn positiewe kontantvloei te genereer sowel as om ʼn wins te toon. Daar is twee faktore wat beide die wins en die kontantvloei beïnvloed, naamlik geld wat invloei (inkomste) en geld wat uitvloei (uitgawes). Indien die inkomste meer as die uitgawes is, is die saak reg en die besigheid se toekoms lyk rooskleurig. Hierdie scenario verander egter aansienlik indien die uitgawes die inkomste oorskry.

Sal jy enigsins daarvan bewus wees indien jou besigheid nie ʼn wins toon nie, of nie genoeg kontant genereer om solvent te bly nie? Indien jy wel ʼn punt daarvan maak om die besigheidsyfers sporadies na te gaan, is dit moontlik dat jy mettertyd daarvan bewus sal word indien daar iets fout gaan met die besigheid se finansies, maar dit mag teen daardie tyd dalk reeds te laat wees om die fout reg te stel. Indien jy egter die besigheidsyfers getrou een of twee maal per maand nagaan, en vergelykings tussen die syfers van die onderskeie maande tref, sal jy probleme met die winsgewendheid en kontantvloei vinniger raaksien. Sodoende kan jy onmiddellik stappe neem om die probleem aan te spreek.

Deur maandeliks ondersoek na die stand van jou besigheid se finansies in te stel skep jy ʼn goeie besigheidspraktyk, wat jou as eienaar/bestuurder in staat sal stel om bewus te wees van wat in die besigheid aangaan. Dit is van uiterste belang om bewus te wees van wat in die besigheid gebeur, veral as jy nie self by die dag-tot-dag-bestuur van die besigheid betrokke is nie, of as jy take moet delegeer.

Die gebruik van ʼn kontrolelys, tesame met die akkurate interpretasie van die resultate daaruit, verskaf ʼn vinnige oorsig van die besigheid. Die belangrikste punte wat by die maandelikse finansiële kontrolelys ingesluit moet word is:

• Verseker dat die rekenkundige sagteware opgedateer is
• Maak seker dat finansiële data gereeld, en akkuraat, in die rekenkundige stelsel ingevoer word
• Verseker dat voorraadopnames gereeld plaasvind, en dat die opnames ooreenstem met die rekenkundige voorraadsaldo. Dit is belangrik om ondersoek in te stel na verskille tussen getelde voorraad en die teoretiese voorraadsaldo soos dit op die rekenkundige stelsel voorkom. Wees veral op die uitkyk vir beskadigde en/of verouderde voorraad wat van die stelsel verwyder moet word.
• Oorweeg dit om ʼn beleid in plek te stel wat verseker dat kliënte ʼn faktuur ontvang vir goedere en dienste gelewer sodra dit deur die kliënt ontvang is.
• Gaan alle bank rekonsiliasies na (insluitend kleinkas en beleggings) en volg enige verskille of lank uitstaande items op die rekonsiliasiesop.
• Gaan die debiteure rekonsiliasies na, en volg lank uitstaande bedrae op.
• Gaan die krediteure rekonsiliasies na en vergelyk dit met die lys van goedgekeurde verskaffers. Volg ook lank uitstaande bedrae op.
• Neem periodieke bate-opnames en vergelyk die resultate van die opnames met die vaste bate register.
• Gaan salaris rekords na vir redelikheid van salarisaftrekkings, sowel as die tydige betaling van werknemersbelasting en WVF-bydraes, ens.

Stel ʼn begroting op vir ʼn vasgestelde toekomstige tydperk en vergelyk die werklike finansiële resultate met die begroting. Stel ondersoek in indien daar wesenlike verskille is tussen die begroting en werklike finansiële prestasie is maar hou ook ingedagte dat ‘n begroting ‘n vooruitskatting is en nooit 100% akkuraat kan wees nie. Indien daar veranderinge in die omstandighede van die besigheid is, behoort die begroting daarvoor aangepas te word.

Aanwysers van die finansiële welvaart van ‘n besigheid word bereken vanaf die besigheid se finansiële verslae en finansiële state. Indien jy weet hoe om hierdie aanwysers te interpreteer en dit maandeliks met mekaar vergelyk, sal jy neigings (“trends”) in die besigheid en bedryf kan begin identifiseer en vroegtydiggepaste stappe kan neem indien nodig.

Geen twee besighede se kontrolelyste sal presies dieselfde daar uitsien nie, aangesien elke besigheid uniek is. Wees bewus van die bostaande feit indien jy ʼn standaard kontrolelys gebruik wat nie vir jou spesifieke besigheid aangepas is nie. Laastens is dit belangrik dat jy weet hoe om die resultate te interpreteer wat jy uit die gebruik van die kontrolelys verkry. Sonder akkurate interpretasie van die resultate is die gebruik van die kontrolelys bloot ʼn mors van tyd.

Indien jy daarin sou belangstel om die gebruik van ʼn maandelikse finansiële kontrolelys in jou besigheid te implementeer, of om ʼn bestaande kontrolelys te verbeter en spesifiek vir jou besigheid aan te pas, kontak jou finansiële adviseur vir professionele bystand en raad wat spesifiek op jou besigheid van toepassing is.

Hierdie artikel is ʼn algemene inligtingsblad en moet nie as professionele advies beskou word nie. Geen verantwoordelikheid word aanvaar vir enige foute, verlies of skade wat ondervind word as gevolg van die gebruik van die artikel nie. Kontak altyd ʼn finansiële raadgewer vir spesifieke en gedetailleerde raad.

Bronnelys:
• http://www.ehow.com
• http://www.smallbusinessnotes.com
• “Good practice checklist for small business” by CPA Australia